Qui devrait gérer les mises à jour du contenu sur un grand site web de l'entreprise? S'agit-il du service marketing, de la communication, de l'informatique, des ressources humaines, des bureaux régionaux ou d'un prestataire externe ? développement web entreprise ?

Qu'est-ce que nos années d'expérience dans la création de sites web pour de grandes organisations nous ont appris sur la gouvernance des sites web et la propriété des contenus ? J'ai vu plusieurs sites web de grande envergure qui, bien que bien conçus, souffraient d'une mauvaise gestion des contenus. Le problème réside rarement dans le site web lui-même. Le problème, c'est que personne ne sait clairement qui est chargé de le mettre à jour.

Une page d'accueil peut sembler attrayante alors que des profils de collaborateurs obsolètes restent en ligne pendant des années. Une entreprise peut annoncer un nouveau service sans mettre à jour la page correspondante. Une agence régionale peut publier du contenu sans respecter la structure établie par l'organisation.

Cela se produit généralement parce que l'organisation accorde à plusieurs personnes l'accès au site web sans définir clairement à qui appartient le contenu.

Au Sites web d'EnspireFX, nous avons mis en place d'entreprise et institution sites web depuis 2019, et nous recommandons une structure de gouvernance simple qui sépare la propriété, la rédaction, la validation et la gestion technique.

1. Distinguer la propriété de l'édition

La première erreur que commettent les organisations est de confondre « propriété » et « modification ».

Plusieurs personnes peuvent être amenées à modifier le site web. Le service des ressources humaines peut avoir besoin de publier des offres d'emploi. Un chargé de communication peut avoir besoin de publier des actualités. Un chef de service peut avoir besoin de mettre à jour une page consacrée à un service. Une antenne régionale peut avoir besoin de publier un événement.

Cependant, ces personnes ne devraient pas devenir automatiquement propriétaires du site web simplement parce qu’elles disposent d’un accès en modification.

La responsabilité va de pair avec l'appropriation.

Le propriétaire du site web est responsable de la structure générale, des normes de contenu, de la cohérence de l'image de marque et des règles de publication.

Éditer, c'est contribuer.

Un éditeur apporte du contenu ou met à jour celui-ci dans un cadre préétabli. Cette distinction revêt une importance particulière lorsqu'une grande organisation compte plusieurs services et antennes chargés de gérer différentes parties d'un même site web.

2. Mettre en place un modèle de responsabilité bien défini

Pour la plupart des moyennes et grandes entreprises, je recommande de répartir les responsabilités liées au site web en trois niveaux principaux :

1. Propriétaire du site

Le responsable du site est généralement un collaborateur du service marketing, de la communication, des affaires générales ou d'un autre service de direction chargé de la communication publique de l'organisation.

Cette personne est responsable du site web dans son ensemble. Le propriétaire du site doit veiller aux éléments suivants :

Il convient de désigner clairement un responsable du site ou une petite équipe habilitée. La gestion du site ne doit pas devenir une responsabilité floue partagée par l'ensemble d'un service.

2. Propriétaires de sections

Les responsables de rubriques sont chargés de gérer certaines parties spécifiques du site web. Par exemple, le service des ressources humaines peut être responsable de la rubrique « Carrières ». Le Juridique Un service peut être titulaire de droits sur des informations juridiques. A entreprise Chaque unité peut gérer ses propres pages de services. Le service des affaires générales peut gérer les actualités et les communiqués publics.

Le responsable de rubrique est chargé de veiller à ce que les informations figurant dans sa rubrique restent exactes et pertinentes. Il n'a pas nécessairement besoin d'une autorisation pour modifier la mise en page du site web.

3. Contributeurs

Les contributeurs sont des membres du personnel qui créent ou soumettent du contenu pour le site web. Ils peuvent rédiger un article d'actualité, proposer un événement, préparer le profil d'un collaborateur ou demander la mise à jour d'une page existante.

Toutefois, les contributeurs devraient en principe soumettre leurs contenus pour révision plutôt que de les publier directement.

Cette structure permet aux personnes les plus compétentes dans un domaine donné d'apporter leur contribution sans pour autant accorder à chaque contributeur un contrôle illimité sur le site web.

3. Le rôle des technologies de l'information

Le service informatique devrait se charger de la gestion technique du site web. Cela comprend généralement :

En règle générale, le service informatique ne devrait pas être chargé de décider du contenu des communications publiques de l'organisation. Un problème courant dans les grandes organisations est que le service informatique devient de facto le gestionnaire du site web, simplement parce qu'il contrôle les droits d'accès des administrateurs.

Cela crée un goulot d'étranglement inutile. Le service marketing ou communication sait peut-être ce que l'organisation doit communiquer, tandis que le service informatique sait comment assurer la sécurité et le bon fonctionnement du site web. Il s'agit là de responsabilités distinctes. Je recommande de les séparer clairement.

Le service informatique gère les aspects techniques. Les services marketing, communication et autres services concernés gèrent le contenu.

4. Mettre en place un processus de validation

Nous conseillons souvent qu'une fois les responsabilités clairement définies, l'organisation mette en place un processus simple pour la publication de contenu. Je recommande une structure telle que : contributeur – responsable de rubrique – responsable du site ou son représentant – publication.

Un contributeur prépare le contenu et le soumet pour validation. Le responsable de la rubrique vérifie l'exactitude et la pertinence du contenu. Le responsable du site ou un représentant habilité vérifie le contenu, si nécessaire, en termes d'image de marque, de structure et de présentation.

Le contenu est ensuite publié. Notez également que pour les organisations opérant dans des secteurs réglementés tels que finance, soins de santé, et services juridiques, un examen juridique ou de conformité peut également s'avérer nécessaire pour certains contenus.

Ce qu’il faut retenir ici, c’est que chaque étape doit avoir un responsable clairement désigné. Et cela ne doit pas nécessairement entraîner une bureaucratie inutile, car un bon processus de travail permet de faire passer rapidement les mises à jour courantes du stade de brouillon à celui de publication, tout en empêchant toute publication non contrôlée. Nous proposons du contenu pour sites web et blog article services de rédaction pour de nombreuses PME, et nous essayons de mettre en place un système similaire.

5. Attribuer les responsabilités en matière d'entretien

La gestion d'un site web ne s'arrête pas à la publication du contenu. Les grands sites web finissent par devenir obsolètes car de nombreuses organisations se concentrent sur la publication de nouvelles informations, mais négligent de désigner des responsables chargés de réviser les informations existantes. Ce que je veux dire, c'est qu'une organisation peut se retrouver dans la situation suivante :

Il doit bien y avoir quelqu'un qui soit chargé d'identifier et de corriger ces problèmes. Je recommande aux responsables de rubriques de passer en revue leurs rubriques au moins une fois par trimestre ou deux fois par an, en fonction de la taille et de la nature du site web.

L'organisation devrait également mettre en place une procédure permettant de signaler les informations obsolètes lorsque le personnel les repère entre deux révisions prévues.

La maintenance d'un site web doit donc être considérée comme une responsabilité permanente, et non comme une tâche qui s'achève avec le lancement du site.

6. Décrire la structure de gouvernance

Toute grande organisation devrait disposer d'un document simple régissant la gestion de son site web, qui définisse les éléments suivants :

Ce document n'a pas besoin d'être compliqué. Un cadre de gouvernance clair, d'une seule page, peut dissiper une grande partie de la confusion. Il s'avère également utile lorsque des collaborateurs quittent l'entreprise et que de nouveaux arrivent. L'organisation n'a ainsi pas à recréer sa structure de gestion du site web à chaque changement de personnel.

Le principe fondamental

Enfin, notez que la gouvernance d'un site web ne consiste pas simplement à empêcher les gens d'y contribuer, mais à définir clairement qui est responsable de quoi.

Une grande organisation peut autoriser plusieurs personnes à accéder à son site web sans pour autant leur conférer à toutes la propriété de celui-ci. Mettez en place une structure qui distingue clairement la propriété, la rédaction, la validation et la gestion technique.

En effet, lorsque chaque rubrique a un responsable, que chaque contributeur comprend le processus de validation et que le service informatique a un rôle technique clairement défini, la gestion du site web s'en trouve grandement facilitée.

Chez EnspireFX, nous estimons qu'un site web d'entreprise doit présenter un aspect professionnel, tout en restant précis, cohérent, sécurisé et facile à gérer à mesure que l'organisation se développe. Travailler avec nous