Sites web adaptés aux conseils d'administration : ce que les entreprises devraient présenter à leurs parties prenantes

Un cadre pratique destiné aux conseils d'administration, aux dirigeants et aux équipes de communication, accompagné de remarques d'ordre réglementaire à l'intention des entreprises exerçant leurs activités en Ghana

Quelles sont les exigences auxquelles doit répondre un d'entreprise institution À quoi sert un site web ? Un site web d'entreprise permet de promouvoir une organisation, mais son rôle ne s'arrête pas là. Les institutions sont en relation avec des investisseurs, des autorités de régulation, des auditeurs, des prêteurs, des journalistes et le grand public ; le site web doit donc refléter la transparence, la bonne gouvernance et la crédibilité de l'institution.

Un site web adapté au conseil d'administration permet aux parties prenantes d'accéder facilement aux informations dont elles ont besoin pour évaluer l'organisation.

1. Gouvernance et direction

Le site Internet d'une entreprise doit présenter clairement sa structure de gouvernance. Il doit mentionner le conseil d'administration, les profils de ses membres, la durée de leur mandat et leur statut d'indépendance. Il doit également fournir des informations sur les comités du conseil d'administration, tels que les comités d'audit, des risques, des rémunérations et des nominations.

Les profils des membres de la direction doivent mentionner les diplômes pertinents, l'expérience, les fonctions précédemment occupées et les dates de nomination.

Le site Internet doit également présenter le cadre de gouvernance d'entreprise auquel se conforme l'établissement et fournir des informations sur l'actionnariat ou la propriété effective lorsque la divulgation de ces informations est obligatoire ou considérée comme une bonne pratique.

Des profils de dirigeants obsolètes et des photos de mauvaise qualité peuvent donner l'impression qu'une institution, par ailleurs crédible, est négligée.

2. Informations destinées aux investisseurs et informations financières

Les investisseurs et les autres parties prenantes devraient pouvoir accéder aux informations financières sans avoir à parcourir plusieurs pages. Un site web adapté aux besoins du conseil d'administration devrait mettre à disposition les rapports annuels et les états financiers audités, de préférence accompagnés d'archives couvrant les années précédentes.

Le cas échéant, elle doit également publier ses résultats intermédiaires ou trimestriels, sa politique en matière de dividendes et l'historique des dividendes versés, ses communiqués importants, les convocations aux assemblées générales annuelles, les informations relatives à ces assemblées ainsi que les documents de procuration.

Les demandes des investisseurs devraient être adressées à un interlocuteur ou via un canal dédié, plutôt que d'être redirigées vers une adresse e-mail générique.

3. Informations relatives à la réglementation et à la conformité

Le site web doit indiquer les agréments, les enregistrements et les autorités de contrôle de l'établissement. Les certifications de conformité pertinentes doivent également être publiées, en particulier pour les secteurs réglementés tels que la banque, l'assurance, les télécommunications et les industries extractives.

Le cas échéant, les sanctions réglementaires ou les mesures correctives doivent être communiquées de manière claire et professionnelle. Tenter de dissimuler des problèmes importants peut nuire à la confiance lorsque les parties prenantes en prennent connaissance par d’autres voies.

Les établissements opérant dans des secteurs réglementés devraient également publier les informations pertinentes relatives à la lutte contre le blanchiment d'argent et à l'obligation de connaissance du client.

4. Gestion des risques et contrôles internes

Les parties prenantes doivent comprendre comment l'organisation gère les risques. Le site Internet doit présenter un résumé clair de son dispositif de gestion des risques d'entreprise et expliquer les rôles du conseil d'administration, du comité d'audit, de l'audit interne et des autres fonctions concernées.

Il doit indiquer le nom de l'auditeur externe et, le cas échéant, fournir des informations sur la durée de son mandat.

Un dispositif clair de signalement des irrégularités devrait également être mis en place, accompagné d'informations sur la confidentialité et la protection des personnes qui signalent des problèmes.

5. Développement durable et ESG

Les informations relatives à l'environnement, au social et à la gouvernance revêtent une importance croissante. Un site web destiné au conseil d'administration doit publier les politiques ou rapports ESG pertinents et fixer, dans la mesure du possible, des objectifs mesurables.

Il devrait également exposer l'approche de l'organisation dans des domaines tels que la responsabilité environnementale, le bien-être des salariés, l'engagement social et les pratiques en matière de travail.

Même les établissements non cotés en bourse peuvent être confrontés à des questions relatives aux critères ESG de la part des banques, des investisseurs, des institutions de financement du développement et des partenaires internationaux.

6. Politiques d'entreprise et éthique

Les politiques importantes de l'entreprise doivent être accessibles sur le site web. Il peut s'agir notamment :

• Code de conduite
• Code de déontologie
• Politique de lutte contre les pots-de-vin et la corruption
• Politique en matière de conflits d'intérêts
• Politique d'approvisionnement
• Politique relative aux fournisseurs

Cela revêt une importance particulière pour les institutions qui gèrent des fonds publics ou qui gèrent de vastes chaînes d'approvisionnement.

7. Protection des données et confidentialité

Le site web d'une entreprise doit comporter une politique de confidentialité en bonne et due forme. Cette politique doit préciser la législation applicable en matière de protection des données et expliquer quelles informations l'organisation collecte, pourquoi elle les collecte, comment elle les utilise et pendant combien de temps elle les conserve.

Elle doit également expliquer les droits des personnes concernées et indiquer les coordonnées du délégué à la protection des données ou de la personne responsable au sein de l’organisation.

Les sites web qui collectent des données à caractère personnel doivent également mettre en place un système de cookies et de consentement adapté, lorsque cela est nécessaire.

8. Actualités et espace presse

Une institution professionnelle devrait disposer d'archives consultables contenant ses communiqués de presse et ses annonces. La rubrique « Médias » devrait indiquer le nom d'un interlocuteur dédié aux médias, accompagné de ses coordonnées.

L'organisation peut également mettre à disposition des photos de ses dirigeants, des logos et d'autres éléments d'identité visuelle approuvés, téléchargeables. Cela permet aux journalistes d'obtenir plus facilement des informations précises et d'utiliser correctement l'identité visuelle de l'organisation.

9. Coordonnées des parties prenantes

Les différentes parties prenantes ont des besoins différents. Un site web destiné au conseil d'administration doit proposer des canaux de contact distincts pour les investisseurs, les médias, les autorités de régulation, les clients et les lanceurs d'alerte.

Le fait d'utiliser un seul formulaire de contact générique pour tout le monde peut donner l'impression que l'organisation manque de structure.

Le pied de page doit également indiquer clairement les informations importantes relatives à l'entreprise, telles que son siège social et son numéro d'immatriculation.

Considérations réglementaires spécifiques au Ghana

Les entreprises ghanéennes devraient également tenir compte du cadre réglementaire lors de la conception de leurs sites web.

Loi sur les sociétés de 2019 (loi n° 992)

La loi sur les sociétés énonce des exigences importantes en matière de gouvernance d'entreprise, d'administrateurs, d'information financière et de valeurs mobilières. Les sites Internet des entreprises doivent donc fournir des informations précises et vérifiables sur la société, notamment les informations relatives à son immatriculation et à son siège social.

Loi de 2016 sur le secteur des valeurs mobilières (loi n° 929)

Les entreprises opérant sur le marché des valeurs mobilières du Ghana doivent tenir compte des obligations d'information et de déclaration imposées par la Commission des valeurs mobilières (SEC). Les exigences de la SEC en matière de gouvernance d'entreprise s'appliquent tout particulièrement aux institutions qui opèrent dans le cadre réglementé du marché des valeurs mobilières.

Règles d'inscription à la Bourse du Ghana

Les sociétés cotées en bourse sont soumises à des obligations d'information supplémentaires. Les informations importantes susceptibles d'influencer le cours des actions ou les décisions des investisseurs doivent être communiquées de manière appropriée. Les sociétés cotées peuvent également être tenues de publier des communiqués de suivi lorsque les résultats attendus s'écartent sensiblement de ceux des périodes précédentes, et de fournir des mises à jour concernant les avertissements financiers.

Les sociétés cotées sur le Ghana Alternative Exchange sont également soumises à des obligations d'information. La Bourse du Ghana a par ailleurs élaboré un guide intitulé « ESG Disclosures Guidance Manual », qui fournit des recommandations sur les informations relatives au développement durable.

Loi de 2012 sur la protection des données (loi n° 843)

La loi sur la protection des données s'applique aux organisations qui collectent et traitent des données à caractère personnel. En ce qui concerne les sites web d'entreprise, cela concerne notamment les formulaires de contact, les formulaires de candidature, bulletins d'information ainsi que d'autres services qui collectent des données à caractère personnel. Les organisations doivent se conformer aux exigences applicables en matière d'enregistrement et de protection de la vie privée, et expliquer clairement comment les données à caractère personnel sont traitées.

Exigences techniques

D'après mon expérience chez EnspireFX, une bonne gouvernance d'entreprise peut être compromise par une mauvaise gestion du site web. Les documents doivent être correctement datés, consultables et clairement versionnés. Les rapports annuels et les états financiers doivent s'ouvrir sans problème sur tous les navigateurs et appareils courants.

Le site web doit également être accessible, adapté aux appareils mobiles et sécurisé. Le protocole HTTPS doit être la norme. L'hébergement doit être fiable, et une personne doit être clairement désignée pour assurer la maintenance du site, les mises à jour de sécurité et la gestion des problèmes techniques.

Les mises à jour régulières du contenu sont tout aussi importantes. Un profil du conseil d’administration obsolète, un lien rompu ou un ancien rapport annuel présenté comme le dernier en date peuvent rapidement nuire à la crédibilité de l’entreprise. La responsabilité du contenu du site web doit être clairement définie. Le secrétaire général, l’équipe chargée des relations avec les investisseurs et l’équipe de communication peuvent se partager la responsabilité de maintenir à jour les informations relatives à l’entreprise.

Erreurs courantes sur les sites web d'entreprise

Plusieurs erreurs peuvent nuire à la crédibilité en ligne d'une institution. Une entreprise peut investir massivement dans une page d'accueil attrayante tout en dissimulant ses informations relatives à la gouvernance et aux finances au fin fond de son site web.

Une page « À propos » peut contenir des propos promotionnels plutôt que des informations factuelles sur l'entreprise.

Une entreprise peut également éviter de publier des informations délicates, telles que des mesures prises par les autorités de régulation ou des résultats financiers révisés.

Parmi les autres problèmes courants, on peut citer l'utilisation d'un formulaire de contact distinct pour chaque partie prenante, la publication de documents sans date de mise à jour, la présence de liens rompus sur des pages importantes et l'utilisation d'une politique de confidentialité générique qui ne répond pas aux exigences ghanéennes.

Liste de contrôle pour un site web prêt à être présenté au conseil d'administration

Une entreprise devrait pouvoir répondre par l'affirmative à ces questions :

1. Les profils des membres du conseil d'administration et de la direction sont-ils à jour ?
2. Existe-t-il des comptes annuels certifiés ?
3. Existe-t-il des archives des rapports annuels précédents ?
4. Les licences et les autorités de régulation concernées sont-elles clairement identifiées ?
5. Le cadre de gestion des risques est-il expliqué ?
6. La fonction d'audit interne est-elle prise en compte ?
7. Existe-t-il des politiques ESG et des objectifs mesurables, le cas échéant ?
8. Le code de conduite et les politiques de lutte contre la corruption sont-ils publiés ?
9. La politique de confidentialité précise-t-elle quelle est la législation ghanéenne applicable ?
10. Existe-t-il un canal de signalement clairement défini ?
11. Les contacts avec les investisseurs, les médias et les autorités de régulation sont-ils distincts ?
12. Le numéro d'immatriculation de la société et son siège social sont-ils indiqués ?
13. Les documents publiés comportent-ils des dates précises ou des dates “ à compter du ” ?
14. Le site web est-il sécurisé, adapté aux appareils mobiles et fiable ?

La confiance, c'est notre référence

Au-delà de sa conception soignée, le site web d'une entreprise doit être prêt à être présenté au conseil d'administration. Il s'agit d'une plateforme d'information publique et de gouvernance. L'objectif est de rendre les informations importantes faciles à trouver, précises, à jour et crédibles.

Pour les entreprises ghanéennes, le site web doit soutenir le travail du conseil d'administration, de la direction, du secrétaire général, de l'équipe chargée des relations avec les investisseurs et du service de communication, en présentant clairement l'organisation aux personnes dont la confiance est primordiale. Quant aux professionnels, conception de sites web d'entreprise et le développement, Sites web d'EnspireFX aide les entreprises et les institutions ghanéennes à créer des sites web crédibles, modernes et dotés d'une structure professionnelle.